معمولاً سفارت دعوت نامه را به مدت کم‌تر از 6 ماه می‌پذیرد.

لطفاً در دعوت نامه خود جمله زیر را ذکر کنید: "مسئولیت هزینه ها بر طبق §§ 66 – 68 قانون اقامت"

به عنوان مدرک مالی شرکت شما، لطفاً یک excertpt از ثبت شرکت‌های تجاری ارسال نمایید. لطفاً مطمئن شوید که دعوت نامه –همان طور که در ثبت تجاری شرکت بیان شده و یک کپی از پاسپورت یا شناسه این شخص ارائه شده است- توسط شخصی که نماینده امور حقوقی شرکت در امور خارجی است، امضاء می‌شود.

اگر دعوت نامه توسط شخصی که حق نمایندگی این شرکت را در امور قانونی امور خارجی نداشته باشد امضاء می‌شود، او باید صلاحیت قانونی مجاز به انجام این کار را داشته باشد. در این صورت، لطفاً وکالت مورد نیاز و هم‌چنین کپی‌های پاسپورت یا شناسه هر دو نفر را ارائه دهید.

سفارت همیشه مطابق با هر موقعیت خاص تصمیماتی اتخاذ می‌کند. اسناد فقط می‌توانند اطلاعات عمومی را پوشش دهند که شامل بیش‌تر موارد احتمالی و نه همه آن‌ها می‌شود. در نتیجه، سندی که در لیست گنجانده نشده ممکن است لازم شود. این به معنای این نیست که ویزا صادر نمی‌شود.

هم شما و هم دریافت کننده می‌توانید به سفارت نامه بنویسید و توضیح یا تجدید نظری در مورد این تصمیم بخواهید. در این صورت، شما باید دلیل (های) عدم پذیرش بیان شده در نامه رد ویزای خود را در زمان جمع آوری پاسپورت در نظر داشته باشید. میزبان شما نیز باید یک وکالت نامه از طرف شما داشته باشد تا مجاز به دریافت اطلاعات در مورد ویزای شما باشد.
اگر سفارت با توضیحات دعوت کننده شما موافق نباشد، او یک توضیح کتبی توسط پست دریافت خواهد کرد. درخواست تجدید نظر می‌تواند به دادگاه اداری برلین ارائه شود.

دعوت نامه تنها می‌تواند حمایت مالی متقاضی در زمانی که در آلمان است را تضمین کند. تضمین این که متقاضی آلمان را ترک خواهد کرد ممکن نیست. این مسأله فقط می‌تواند طبق موقعیت شخصی متقاضی تعیین شود.

مدرک: دعوت نامه، کارت د انش‌جویی، مرجع دانشگاه/مدرسه، اظهارنامه اشتغال برای معلمان

همراه افراد معلول و کمک‌یارهای آن‌ها، در صورت لزوم. مدرک: کارت معلولیت.
شرکت کنندگان و دستیاران رویدادهای ورزشی بین المللی مدرک: دعوت نامه یا تأیید فدراسیون ورزش آذربایجان
مشارکت در فعالیت‌های علمی، فرهنگی و هنری، شامل شرکت کنندگان در تبادل دانشگاه یا برنامه‌های مشابه. مدرک: دعوت نامه.
افرادی که نیاز به درمان فوری دارند و هم‌یاران آن‌ها. مدرک: دعوت نامه‌ای که توسط بیمارستان یا کلینیک ارائه می‌شود و بیان کننده نیاز به درمان فوری پزشکی و کمک به فرد دیگری است.
افرادی که برای تشییع جنازه فامیل می‌آیند. مدرک: تأیید مراسم تدفین و ارتباط نزدیک. بستگان نزدیک، همسر، فرزندان (هم‌چنین فرزند خوانده‌ها)، والدین (یا سرپرستان قانونی)، پدر بزرگ و مادر بزرگ و نوه‌ها.
افرادی که مداوماً برای ملاقات بستگان بیمار خود می‌روند.
مدرک: تأیید مراسم تدفین و ارتباط نزدیک. بستگان نزدیک، همسر، فرزندان (ه‌مچنین فرزند خوانده‌ها)، والدین (یا سرپرستان قانونی)، پدر بزرگ و مادر بزرگ و نوه‌ها.
نمایندگان سازمان‌های جامعه مدنی، که در دوره‌ها، سمینارها، کنفرانس‌ها یا برنامه‌های تبادل نظر شرکت می‌کنند. مدرک: کارت عضویت/گواهی اشتغال از سازمان و دعوت نامه.
شهروندان ارشد و بازنشسته. مدرک: گواهی اجتماعی امنیتی
بچه‌های زیر 12 سال
روزنامه نگاارن و تیم کاری فنی آن‌ها
مدرک: گواهی نامه مطبوعات و دعوت نامه. اسناد حمایتی باید در زمان درخواست ارائه شوند. چک لیست‌های سفارت مدارک مورد نیاز هنوز معتبر هستند، مدارک ذکر شده در بالا تنها برای اثبات حق متقاضی برای معاف شدن از پرداخت هزینه ویزا به کار می‌رود.

از تاریخ 1 سپتامبر 2014، دارندگان پاسپورت دیپلماتیک برای سفر کوتاه مدت به کشورهای شنگن نیازی به ویزا ندارند.

لطفاَ همه مدارک لیست شده در چک لیست مربوط به هدف خاص سفر خود را همراه بیاورید. لطفاً توجه داشته باشید که فقط درخواست‌های کامل پذیرفته می‌شوند. اضافه کردن هر مدرک لازم در مرحله بعدی غیر ممکن است.

اگر کودکان پاسپورت داشته باشند یا اگر در پاسپورت یکی از والدین یا سرپرست قانونی‌شان ثبت نام شده باشند، می‌توانند فقط برای یک ویزا درخواست دهند. اگر شخص نابالغ در پاسپورت پدر بزرگ یا مادر بزرگ، یا معلم ثبت شده باشد، درخواست پذیرفته نمی‌شود. در هر مورد اگر شخص نابالغ به تنهایی یا با سر پرستان قانونی‌اش سفر می‌کند، یک پاسپورت جداگانه لازم دارد.

فرم درخواست برای متقاضیان نابالغ نیز باید پر شده و توسط والدین یا سرپرستان قانونی امضاء شود. اگر یکی از سرپرستان قانونی نتواند آن را امضاء کند، مجوز محضری و رسمی شده برای سفر به محدوده شنگن باید ارائه گردد.
متقاضیانی که 18 ساله و بالاتر هستند باید فرم را خودشان امضاء کنند.

فقط گذرنامه‌های معتبری که با دست (برای متقاضیان بالای 12 سال) امضاء شده است، می‌تواند ارسال شود.

علاوه بر این، طبق قوانین ویزا، ویزاهای شنگن می‌توانند فقط به متقاضیانی صادر شوند که پاسپورت‌شان:

حداقل 3 ماه بعد از پایان سفر معتبر باشد.

در 10 سال گذشته صادر شده است.

حداقل دو صفحه خالی و بدون علامت دارد (برای برچسب ویزا)، اگر ویزا برای یک فرزند کوچک ثبت شده در پاسپورت والدینش صادر شده باشد، پاسپورت والدین باید یک صفحه خالی اضافی و بدون علامت (برای برچسب ویزا) برای هر فرزند داشته باشد.

فرم می‌تواند به زبان آلمانی یا انگلیسی پر شود.

اگر به دلایل فنی نمی‌توانید فرم آنلاین را پر کنید، می‌توانید فرم درخواست را به صورت دستی پر نمایید. لطفاً توجه داشته باشید که این امر منجر به طولانی‌تر شدن انتظار برای ارسال درخواست شما خواهد شد.